Microsoft-licenser er en af de største og mest oversete IT-udgifter for danske virksomheder. Ikke fordi Microsoft sælger produkter, der ikke er pengene værd — men fordi de fleste licensaftaler laves én gang, i forbindelse med en flytning til cloud eller en ny leverandøraftale, og derefter fornyes automatisk år efter år uden nogen egentlig gennemgang.
Resultatet er forudsigeligt: virksomheder betaler for funktioner de aldrig bruger, for brugere der er rejst, og for licensniveauer der er langt højere end nødvendigt for de opgaver, medarbejderne faktisk løser.
Denne guide hjælper dig med at vurdere, om det gælder din virksomhed — og hvad du skal gøre, hvis det gør.
Selvvurdering: 5 spørgsmål der afslører overlicensering
Svar ærligt på disse fem spørgsmål. Hvert “ja” er et signal om, at der sandsynligvis er besparelsespotentiale i jeres licensportefølje.
1. Har alle medarbejdere den samme licenstype, uanset hvad de laver til daglig? En “ens licens til alle”-politik er administrativt simpel, men den ignorerer, at en butiksmedarbejder, en regnskabsmedarbejder og en systemadministrator har fundamentalt forskellige behov. Ensartet licensering er typisk en dyr løsning på et organisatorisk prioriteringsproblem.
2. Har I aldrig gennemgået licensporteføljen siden den oprindelige opsætning? Virksomheder vokser, ansætter, fyrer og omstrukturerer. Licensporteføljen gør det sjældent med. Hver gang en medarbejder forlader virksomheden uden at have sin licens fjernet, betaler I for en konto, der ikke bruges.
3. Betaler I for Microsoft 365 E5 for mere end 30 % af jeres brugere? E5 er Microsofts mest komplette — og dyreste — plan. Den giver enorm sikkerhedsværdi, men den er designet til roller, der reelt har brug for det højeste sikkerhedsniveau: sikkerhedsansvarlige, senior ledelse, brugere med adgang til særligt følsomme data. E5 til alle er overlicensering for langt de fleste virksomheder.
4. Betaler I for Microsoft 365-add-ons, som I ikke er sikre på om bruges? Power BI Pro, Microsoft Project, Visio, Teams Phone — disse sælges som add-ons og fornyes automatisk med resten af aftalen. De dukker sjældent op eksplicit ved fornyelse, og de forbliver aktive, selvom ingen logger ind.
5. Har jeres Microsoft-leverandør tilbudt jer en licensreview inden for det seneste år? En god leverandør gør dette proaktivt. Gør de det ikke, er de enten ikke opmærksomme nok, eller de har ikke incitament til at reducere jeres fakturabeløb.
Tre eller flere “ja”-svar indikerer, at et licensreview sandsynligvis vil identificere 15-30 % i besparelser.
De fire hyppigste symptomer på overlicensering
Symptom 1: Ghost Users
En “ghost user” er en konto i Microsoft Entra ID (Azure AD), der stadig har en aktiv Microsoft 365-licens tildelt, men tilhører en person, der ikke længere arbejder i virksomheden. Kontoen er måske deaktiveret, men licensen er ikke fjernet.
Vi finder ghost users i næsten alle virksomheder vi gennemgår. I en organisation med 150 brugere og 15 % turnover om året er det sandsynligvis 10-20 ghost users, der akkumulerer inden det næste licensreview.
Hvad det koster: En Microsoft 365 Business Premium-licens koster ca. 150 DKK per måned. 15 ghost users i et år koster ca. 27.000 DKK — for absolut ingenting.
Symptom 2: Forkert licensniveau til brugerprofilen
Den mest udbredte form for overlicensering er hverken de dyreste licenser eller de mest obskure add-ons — det er Business Premium eller E3 til brugere, der reelt kun har brug for Business Basic.
Et konkret eksempel: En produktionsvirksomhed med 200 medarbejdere har 80 produktionsmedarbejdere, der bruger en tablet til at aflæse og registrere produktionsdata i et branchespecifikt system. De har ingen brug for desktop Office-programmer, avanceret compliance eller endpoint management. De bruger Teams til intern kommunikation og en virksomhedsmail til eksternt brug.
Disse 80 brugere er sat på Business Premium (22 USD/måned). Business Basic (7 USD/måned) dækker alle deres behov. Besparelsen ved at skifte dem ned er (22 − 7) × 80 = 1.200 USD/måned — mere end 87.000 DKK om året.
Symptom 3: Uudnyttede add-on-licenser
Add-ons er ekstra abonnementer, der betales oven i basislicensen. De fornyes automatisk med aftalen og kræver aktiv handling at fjerne. Det glem de fleste.
De add-ons, vi oftest finder som uudnyttede:
- Power BI Pro — Købt til en BI-afdeling, der siden er skiftet til et andet værktøj, men licenserne er ikke opsagt
- Microsoft Project Plan 3 eller 5 — Købt til projektledere, der i stedet bruger Planner eller et tredjeparts-PM-værktøj
- Visio Plan 2 — Stammer fra en enkelt afdeling, der bad om det til et specifikt projekt; projektet er afsluttet, Visio-licenserne lever stadig
- Teams Phone Standard — Telefoniintegration for brugere, der er overgået til et andet PSTN-setup eller aldrig rigtig brugte funktionen
Symptom 4: E5 til brugere med standard sikkerhedsbehov
Microsoft 365 E5 er 57 USD per bruger per måned. Det inkluderer Defender for Endpoint P2, Defender for Office 365 P2, Entra ID P2 (Privileged Identity Management), Microsoft Sentinel-integration og avancerede compliance-værktøjer.
For en CFO, en CISO eller en systemadministrator med adgang til kritiske systemer er E5 en korrekt licens. For en salgsmedarbejder, der sender tilbud og deltager i Teams-møder, er Business Premium (22 USD) tilstrækkelig og dækker endpoint management, Conditional Access og Defender for Business.
Besparelsen ved at flytte en salgsmedarbejder fra E5 til Business Premium: (57 − 22) × 1 = 35 USD/måned per bruger. I en salgsstyrke på 30 er det 1.050 USD/måned — ca. 87.000 DKK om året.
Trin-for-trin: Sådan gennemgår du jeres Microsoft-licenser
Trin 1: Hent forbrugsdata fra Microsoft 365 Admin Center
Naviger til Rapporter → Brug i Microsoft 365 Admin Center. Her finder du:
- Brugeroversigten — hvilke brugere er aktive, og i hvilke apps
- Microsoft 365 Apps-brug — viser, om brugere faktisk bruger de desktop-apps, de betaler for
- E-mail-aktivitet — brugere uden aktivitet de seneste 30 dage
Eksportér rapporten til Excel og sorter efter aktivitetsdato. Brugere uden aktivitet i 60+ dage er kandidater til licenstjek.
Microsoft Learn-dokumentationen om brugsrapporter forklarer, hvordan du fortolker de enkelte rapporter.
Trin 2: Kortlæg brugerprofiler
Del jeres brugere op i tre til fem profiler baseret på, hvad de faktisk laver:
- Let bruger — kun e-mail og Teams, ingen desktop-apps → Business Basic
- Kontormedarbejder — e-mail, Teams, desktop Office-apps → Business Standard
- Vidensmedarbejder med sikkerhedsbehov — alt ovenstående plus Intune, Conditional Access → Business Premium
- Administrator eller sikkerhedsrolle — E3 eller E5 afhængigt af konkrete behov
- Tung compliance-rolle — E5 med fulde compliance- og sikkerhedsfunktioner
Denne opdeling er kernen i en licensoptimering. De fleste virksomheder finder, at 40-60 % af brugerne reelt hører hjemme på en lavere plan end den, de har.
Trin 3: Gennemgå add-on-licenser
I Microsoft 365 Admin Center under Fakturering → Dine produkter kan du se alle aktive abonnementer. List dem op og match hvert add-on til en konkret brugergruppe og et konkret behov. Hvis du ikke kan identificere, hvem der bruger et add-on, er der god sandsynlighed for, at det kan opsiges.
Trin 4: Ryd op i deaktiverede konti
Søg i Entra ID efter konti med status “Deaktiveret”. Eksportér listen og check, om disse konti stadig har aktive licenser. Licenser på deaktiverede konti bør fjernes straks — medmindre der er et aktivt lovkrav om at bevare postkassen (fx ved igangværende juridisk sag).
Trin 5: Lav en ændringsplan med tidslinje
Dokumentér de ændringer, I vil foretage, og sæt en dato. Undgå at lave alle ændringer på én gang, da det kan skabe forvirring hos brugere, der pludselig mister adgang til funktioner. Kommunikér ændringer til berørte medarbejdere og ledere i god tid.
Konkrete besparelseseksempler
| Virksomhedsprofil | Situation | Ændring | Estimeret besparelse |
|---|---|---|---|
| 80 produktionsmedarbejdere | Business Premium | Ned til Business Basic | ~87.000 DKK/år |
| 15 ghost users | Business Premium | Licens fjernes | ~27.000 DKK/år |
| 30 salgsmedarbejdere | E5 | Ned til Business Premium | ~87.000 DKK/år |
| 10 Project/Visio add-ons | Ubrugte | Opsiges | ~18.000 DKK/år |
| Samlet (200-personers virksomhed) | ~219.000 DKK/år |
Det er ikke et urealistisk eksempel — det er tæt på, hvad vi ser i virkeligheden.
Hvad dette betyder for jeres virksomhed
Microsoft-licenser er en løbende omkostning, ikke en engangsanskaffelse. Prisen på hver enkelt plan ændrer sig, produktkataloget ændres, og jeres organisation ændrer sig. En licensportefølje, der var optimeret for to år siden, er sandsynligvis ikke optimal i dag.
Den gode nyhed er, at besparelserne er store og tilgængelige, og at en gennemgang typisk ikke kræver drastiske ændringer — det kræver overblik.
Hos inciro tilbyder vi licensgennemgange som et selvstændigt forløb eller som en del af en bredere Microsoft 365-vurdering. Vi gennemgår jeres nuværende portefølje, kortlægger brugerprofiler, identificerer besparelsespotentiale og leverer en konkret ændringsplan med forventede besparelser og en implementeringsrækkefølge.
De fleste af vores kunder ser pay-back på engagementet inden for tre måneder.
Book en strategisk samtale — vi gennemgår jeres Microsoft-licenser gratis og fortæller jer, om der er besparelsespotentiale, og hvad det konkret beløber sig til.